Inför årsmötet

Här hittar du en hel del matnyttigt inför er förenings årsmöte. Anpassa innehållet efter er förenings behov och börja planera i tid!

Ordlista för föreningsarbete

Absolut majoritet När ett förslag får mer än hälften av de avgivna rösterna.

Acklamation: Röstning genom ja-eller nej-rop.

Adjungera Att tillfälligt knyta en extra person till styrelsen, t ex en sakkunnig.

Ajournera Att ta en paus i mötet; skjuta upp mötet till en senare tidpunkt.

Agenda Dagordning, lista över punkter som ska behandlas på mötet.

Ansvarsfrihet Beviljar årsmötet den styrelse som skött sitt uppdrag korrekt; godkänna styrelsens verksamhet i efterhand.

Arbetsordning Bestämmer exempelvis om tider och yttranderätt vid mötet.

Avslag När en motion eller förslag förkastas.

 

Beslutsordning Är den turordning i vilka förslagen läggs fram för mötet när man ska fatta beslut.

Besvara En motion anses besvarad om det som föreslås redan är utfört.

Bokslut: Kassören gör ett skriftligt bokslut vid årets slut. Inkomsterna och utgifterna läggs ihop var för sig. Skillnaden mellan dessa blir årets resultat. Detta blir vinsten för året (kan även vara förlust). Vinsten alternativt förlusten förs över till nästa år.

Bifall När en motion eller ett förslag accepteras av mötet.

Bordlägga: Skjuta upp ett ärende till en senare tidpunkt.

Budget: Ekonomisk planering för en viss tidsperiod.

 

Dagordning Agenda, en lista över vilka frågor som ska behandlas på mötet.

Delegera: Överlåta beslutet, t ex till en arbetsgrupp eller kommitté.

 

Ekonomisk berättelse: Redovisning över inkomster och utgifter och resultat över det gångna året.

Enhälligt beslut Blir det när alla är överens i en fråga.

Enkel majoritet Mer än hälften av avgivna röster.

Ersättare: Person som deltar i möte om den ordinarie ledamoten inte kan komma.

 

Firmatecknare: Person som har utsetts att i föreningens namn skriva sin namnteckning på olika slags handlingar så som inbetalningar, utbetalningar, bidragsansökningar m.m.

Fyllnadsval Extra val under året om någon förtroendevald har avgått innan mandattiden gått ut.

Föredra ett ärende: Berätta om ett ärende innan föreningen/styrelsen ska fatta beslut om det.

Föredragningslista: Lista över ärenden som skall behandlas på ett möte.

Försöksvotering Brukar man göra när någon begärd votering. Då prövas styrkeförhållandena mellanförslagen genom handuppräckning. Ordförande gör en uppskattning av mötets mening. Tycker mötet att ordförandens uppfattning är fel, begärs rösträkning.

 

Ideell förening: En förening som inte bedriver affärsverksamhet.

Interimsstyrelse: En tillfällig styrelse som bara ska fungera en kort tid, i regel då en förening ska bildas.

 

Justera protokollet: Kontrollera och godkänna protokollet.

Justerare Person som läser igenom protokollet för att se att det stämmer överens med vad som beslutades på mötet; en person som har utsetts att godkänna protokollet.

Jämkning Att ta fram ett förslag som passar flera oeniga parter.

 

Kompromissa: Två eller flera personer gör eftergifter för att uppnå enighet.

Konsensus Då alla ombud är eniga i en fråga.

Kontrapropositionsordning Omröstning då fler än två förslag ställs mot varandra, ett huvudförslag utses och detta ställs mot det vinnande förslaget bland övriga förslag.

Kontrareplik Kort inlägg av person som tidigare haft ordet och som har bemötts av en som har fått en replik.

Konstituera Styrelsen konstituerar sig efter årsmötet genom att fördela uppdrag och funktioner sinsemellan.

Kvalificerad majoritet Ibland krävs det i stadgarna mer än hälften av rösterna, exempelvis 2/3 eller 3/4, för att ett beslut ska gälla.

Kompromissa: Två eller flera personer gör eftergifter för att uppnå enighet.

 

Ledamot: Deltagare i styrelsen.

 

Majoritet: Flertalet, de flesta.

Mandatperiod Tidsperiod för vilken en förtroendevald väljs.

Motion Skriftligt förslag som kommit in till årsmötet i olika sakfrågor.

Mötesordförande Leder mötet, behöver inte vara föreningens ordförande.

 

Nominera Utse en kandidat som står till förfogande vid personval.

 

Ordinarie ledamot: Person vald till en styrelse (jämför ersättare).

Ordningsfråga Kan begäras när som helst under mötet. Gäller frågor som har att göra med mötesordningen, ej sakfrågor.

 

Presidium Består av valda funktionärer som ska leda mötet.

Proposition Förslag från styrelsen till medlemsmötet.

Propositionsordning Den ordning förslag skall ställas mot varandra.

Protokoll: Skriftlig redogörelse av ärenden och beslut under ett möte.

Protokollsutdrag: Bara ett av ärendena skrivs ut särskilt.

 

Relativ majoritet Får det förslag som får flest röster – även om det är mindre än hälften av rösterna.

Remiss: Ärendet överlämnas till någon/några, vilket innebär att denna/de skall yttra sig om frågan innan man fattar beslut.

Replik Kort inlägg i debatten.

Reservation Att tydligt visa avståndstagande från den segrande ståndpunkten.

Revisionsberättelse: Revisorernas skriftliga granskning av styrelsens arbete med förslag om ansvarsfrihet ska beviljas eller ej.

Revisor: Person som är utsedd att gå igenom det gångna året och kontrollera kassörens räkenskaper och föreningens verksamhet. De föreslår om styrelsen ska beviljas ansvarsfrihet eller inte.

Räkenskapsår: Tiden mellan två bokslut.

Rösträknare: Personer som har utsetts att räkna röster.

Röstlängd En förteckning över de som har rösträtt och därmed möjlighet att fatta beslut. I lokala föreningar består röstlängden ofta av aktuell medlemsförteckning.

 

Sakupplysning Upplysning som kan vara till nytta för de närvarande vid mötet; en sakupplysning går före i talarlistan.

Sluten omröstning En anonym röstning som sker skriftligt med så kallade röstsedlar.

Stadgar: Regler för hur en förening ska fungera.

Streck i debatten En ordningsfråga som innebär att mötet tar ställning till att diskussionen skall avslutas. Bifalls det, får ingen mer sätta upp sig på talarlistan, utöver de som anmäler sig omedelbart.

 

Talarlista Lista över de som begärt ordet.

Tidsbegränsning Innebär att varje talare bara får prata ett visst antal minuter.

Tilläggsförslag Tilläggsyrkande, ett tillägg till ett redan väckt förslag eller motion.

 

Valberedning: Särskilt utsedda personer som föreslår vilka personer som bör väljas till ordinarie styrelseledamöter, ersättare, revisorer m.fl.

Verksamhetsberättelse: Skriftlig berättelse över vad föreningen gjort under det gångna året.

Votering Omröstning, exempelvis handuppräckning eller med röstsedlar. Kan begäras av mötesdeltagare som tycker att ordföranden inte gjort en rättvis bedömning vid acklamation.

 

Yrkande Förslag.

Yttrande Styrelsen utlåtande över exempelvis en motion.

 

Återremiss: Den som yttrat sig får tillbaka ärendet för nytt yttrande (se remiss); mötet tycker att ärendet bör utredas ytterligare.

 

Öppen omröstning: Omröstning där man vet hur de enskilda medlemmarna röstar. Om omröstningen ska vara ”hemlig” används sluten omröstning (se ovan).

Överläggning En allmän diskussion och meningsutbyte under mötet. Förekommer ofta innan beslut fattas.

Checklista

  • Bestäm datum för årsmöte.
  • Boka lokal för årsmötet.
  • Skicka kallelse till medlemmar i god tid enligt stadgarna.
  • Tillkännage årsmötet på hemsidan (datum, klockslag och plats).
  • Boka eventuell föreläsare eller annat program.
  • Förbered fika eller mat till mötet.
  • Ta kontakt med valberedningen i god tid för att stämma av deras förslag till styrelse, revisorer samt mötesfunktionärer.
  • Ta kontakt med revisorerna och gör en tidsplan för överlämnande av räkenskaperna samt protokoll.
  • Stäm av med föreslagna mötesfunktionärer – ordförande och sekreterare.
  • Bjud in pressen.
  • Bjud in eventuella gäster.
  • Förbered avtackningspresenter eller blommor.
  • Fördela rollerna på mötet bland styrelsens ledamöter:
  • Välkomsttal.
  • Avtackning av avgående ledamöter.
  • Presentation av ev. föredragshållare.
  • Värdskap för ev. inbjudna gäster.
  • Fikaansvarig
  • Presentera styrelsens årsmöteshandlingar.
  • Avslutande ord.

Sammanställ årsmöteshandlingar

Dessa kan skickas ut till medlemmarna, finnas tillgängliga på hemsida eller på plats i möteslokalen.

  • Dagordningen
  • Verksamhetsberättelse med styrelsens underskrifter.
  • Balans- och resultaträkning med underskrift.
  • Revisionsberättelse med revisorernas underskrifter.
  • Förslag från styrelsen.
  • Motioner med styrelsens yttranden.
  • Valberedningens förslag till styrelse.
  • Verksamhetsplan för kommande år.
  • Budget för kommande år.

 På mötesdagen

  • Kontrollera teknisk utrustning.
  • Stäm av fika/förtäring.
  • Möblering av möteslokalen.
  • Blanka papper att använda som röstsedel vid behov.
  • Ordförandeklubba.
  • Ta med stadgar.
  • Ta med medlemsförteckning.
  • Ta med årsmöteshandlingar.
  • Bestäm tidpunkt och plats för justering av årsmötesprotokoll.
  • Tacka av avgående ledamöter, valberedning samt revisorer. Tacka också ev föredragshållare och de som förberett årsmötet.

 Efter årsmötet

  • Skriv och justera årsmötesprotokollet.
  • Delge medlemmarna justerat årsmötesprotokoll.
  • Håll konstituerande styrelsemöte.

Dagordning

Datum: ……………………………………………….

Tid: ……………………………………………………

Plats: …………………………………………………

Årsmöteshandlingar finns att tillgå: ………….

Program: …………………………………………….

 

Förslag till dagordning

§ 1             Öppnande

Föreningens ordförande hälar alla välkomna och öppnar mötet.

§ 2             Val av mötesfunktionärer

Ordförande

Sekreterare

Justerare

Rösträknare

Därefter lämnas ordförandeklubban över till den person som valts till mötesordförande om det inte är samma person som inledde mötet.

 

§ 3             Fastställande av dagordningen

Ordföranden går igenom dagordningen, lämnar ordet fritt och efter eventuella tillägg ställs frågan: Kan mötet fastställa dagordningen?

 

§ 4             Fastställande av röstlängd

Kan mötet fastställa aktuell medlemsförteckning som röstlängd?

 

§ 5             Godkännande av kallelsen

Styrelsen redogör för hur kallelsen gått till, ordet lämnas fritt och därefter ställer ordföranden frågan: Kan årsmötet godkänna kallelseförfarandet?

 

§ 6             Styrelsens verksamhetsberättelse med bokslut

En eller flera ledamöter går igenom verksamhetsberättelse och bokslut. Lämna ordet fritt för frågor.

§ 7             Revisionsberättelse

Lämna ordet till revisorerna som läser upp sin berättelse.

Lämna ordet fritt för eventuella frågor till revisorerna.

Därefter ställs frågan: Vi har nu hört revisorernas berättelse, kan vi lägga revisionsberättelsen till handlingarna?

§ 8             Fastställande av resultat och balans

Kan mötet fastställa årets resultat enligt styrelsens redovisning till en vinst/förlust på xxx kronor?

Kan denna vinst/förlust disponeras enlig styrelsens förslag? (Oftast föreslår styrelsen att vinsten ska överföras i löpande räkning.)

§ 9             Ansvarsfrihet för styrelsen

Vi har nu hört styrelsens verksamhetsberättelse och med ekonomisk redovisning samt revisorernas berättelse.

Kan mötet bevilja styrelsen ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret?

§ 10           Inkomna motioner

 

 

§ 11           Styrelsens förslag

 

 

§ 12           Val av styrelse

Om antalet styrelseledamöter kan variera, börja med att fastställa antalet ledamöter, därefter lämna ordet till valberedningen.

Vi har hört valberedningens förslag, finns det fler förslag?

 

Om nej, fråga mötet: Kan vi besluta enligt valberedningens förslag och välja xxx att ingå i föreningens styrelse?
Om det finns fler förslag ställs dessa förslag mot varandra, d.v.s. inte ”kan vi rösta på Kalle, Anna och Muhammed”, utan ställ valberedningens förslag mot de nya förslag som inkommit. Om utfallet är för jämnt, eller om votering begärs genomförs en sluten omröstning där alla röstberättigade deltagare får skriva på en röstsedel som sedan samlas in av de valda rösträknarna. Ajournera mötet i väntan på att rösterna räknats och rösträknarna kommit med resultatet.

§ 13           Val av ordförande

Lämna ordet till valberedningen, fråga därefter om det finns fler förslag:

Om nog med förslag fråga mötet: Kan vi enligt valberedningens förslag välja namn till föreningens ordförande?

Om det finns fler förslag ställ dessa mot varandra.

§ 14           Val av revisorer

Lämna ordet till valberedningen, fråga därefter om det finns fler förslag.

Om nog med förslag fråga mötet: Kan vi enligt valberedningens förslag välja namn och namn till föreningens revisorer?

Om det finns fler förslag ställ dessa mot varandra.

§ 15           Val av valberedning

Lämna ordet fritt, be mötet föreslå personer att ingå i valberedningen.

 

Fråga mötet: kan vi välja namn och namn och namn att ingå i föreningens valberedning?

Kan vi utse namn att vara sammankallande?

 

§ 16           Fastställande av eventuella arvoden och ersättningar

Lämna över ordet till valberedningen, därefter lämnas ordet fritt.

Kan mötet besluta enligt valberedningens förslag?

§ 17           Fastställande av medlemsavgift

Lämna ordet till styrelsen. Därefter lämnas ordet fritt.

Fråga mötet: Kan vi besluta enligt styrelsens förslag och fastställa medlemsavgiften till xxx kronor?

§ 18           Informationspunkt

Lämna över ordet till styrelsen om det finns några frågor att informera om eller diskutera med de närvarande medlemmarna. Fatta inget beslut i frågor som dyker upp under mötet utan flytta då den frågan till ett kommande möte.

§ 19           Övriga frågor

 

 

§ 20           Avslut

Ordföranden tackade för förtroendet och avslutade mötet.

Om det valts en ny ordförande för föreningen under mötet kan ordförande-klubban lämnas över till denne som får avsluta mötet.

Motion

Motion till

Föreningens namn: ………………………………

Organisationsnummer: …………………………

Datum årsstämma: ………………………………

 

Rubrik

Motionstext som beskriver vad motionären vill åstadkomma eller förändra på exempel:

“Vår medelålder i föreningen är alldeles för hög och vi har ingen verksamhet som vänder sig till unga. Det tycker jag är tråkigt och vill att föreningen har öppet hus minst en dag i veckan för yngre.”

 

Argument:
“Om vi fick in fler unga som medlemmar skulle även äldre komma på våra möten. Vi skulle kunna använda lokalerna bättre och kommunen ger bidrag till verksamhet för yngre.”

 

Förslag

Jag föreslår årsmötet besluta om

  • Att …………………………………………………………………………………..
  • (att ………………………………………………………………………………….

om det är flera förslag i samma motion)

 

”Därför föreslår jag årsmötet att ta beslut om

att                     öppna lokalerna för ungdomar en dag i veckan under hösten samt
att                     erbjuda ungdomar medlemskap till halva priset under första året”

 

 

………………………………………………………………………………….

Ort och datum

 

………………………………………………………………………………….

Namn

Verksamhetsplanering

Verksamhetsplaneringsprocess

Förslag till upplägg av diskussionspunkt i processform för föreningens årsmöte där få eller inga motioner inkommit för att involvera medlemmarna i verksamhetsplaneringen.

 

Tidsåtgång: ca 30 min

Behövs: Blädderblock eller andra stora papper, tuschpennor

 

Dela in deltagarna i smågrupper, minst tre och max sex personer i varje grupp. Skriv frågeställningarna på ett blädderblockark eller på en whiteboard. Ta tid och uppmana grupperna att byta fråga efter fem minuter!

 

Fråga 1 

Därför är jag medlem i vår förening (5 minuter).

 

Fråga 2

Detta är det viktigaste vår förening gör ( 5 minuter).

 

Fråga 3

Var och en i gruppen gör en lista med minst tre aktiviteter eller frågor som man vill att föreningen ska arbeta med, därefter sätts dessa samman till en gemensam lista i gruppen.

 

Redovisning

Låt varje grupp läsa upp vad de skrivit på fråga 1 och 2- utan diskussion.

Sätt sedan upp listorna från fråga 3 på en vägg och låt den som vill ställa frågor eller kommentera. Avsluta med att tydliggöra att styrelsen tar med detta i sitt fortsatta arbete, dela gärna ut arbetsuppgifter till medlemmarna om det är någon fråga/aktivitet som någon vill åta sig att ansvara för.

 

Tacka för visat intresse och återgå till ordinarie årsmöte!

Protokoll

Protokoll årsmöte

Datum: …………………………………………

Tid: ……………………………………………..

Plats: ……………………………………………

Närvarande: …………………………………..

Om det är ett stort möte kan närvarolista läggas i en separat bilaga.

 

§1              Öppnande

Ordföranden inledde mötet med att hälsa alla välkomna och förklarade därefter årsmötet för öppnat.

 

§2              Val av mötesfunktionärer

Till mötesordförande valdes Namn Namn, mötessekreterare Namn Namn. Till justerare valdes Namn Namn och som rösträknare Namn Namn.

 

§ 3             Fastställande av dagordningen

Dagordningen kunde (med komplettering av § xx) fastställas enligt utskickat förslag.

 

§ 4             Fastställande av röstlängd

Mötet beslutade att använda aktuell medlemsförteckning som röstlängd.

 

§5              Godkännande av kallelsen

Styrelsen redogjorde för kallelseförfarandet och detta godkändes av mötet.

 

§6              Styrelsens verksamhetsberättelse med bokslut

Styrelsen redovisade verksamhetsberättelse och bokslut. Se bilaga.

 

§ 7             Revisionsberättelse

Revisorerna lämnade revisionsberättelse. Se bilaga.

 

§ 8             Fastställande av resultat och balans

Årsmötet fastställde årets resultat till xxx kronor att disponeras enligt styrelsens förslag.

 

§ 9             Ansvarsfrihet för styrelsen

Styrelsen beviljades ansvarsfrihet för det gångna verksamhetsåret.

 

§ 10           Inkomna motioner

§ 11           Styrelsens förslag

 

§ 12           Val av styrelse

Till föreningens styrelse valdes (enligt valberedningens förslag):

Omval/nyval:                           Namn:             mandattid (1 eller 2 år)

Omval/nyval:                           Namn:             mandattid (1 eller 2 år)

Osv

 

§ 13           Val av ordförande

Till föreningens ordförande valdes (enligt valberedningens förslag)

Nyval/omval:                           Namn:             Mandattid:

 

§ 14           Val av revisorer

Till föreningens revisorer valdes:

Nyval/omval:                           Namn:             Mandattid:

 

§ 15           Val av valberedning

Till föreningens valberedning valdes:

Nyval/Omval:                          Namn               Mandattid

Nyval/omval:                           Namn               Mandattid

Nyval/Omval:                          Namn               Mandattid

Sammankallande:                  Namn

 

§ 16           Fastställande av eventuella arvoden och ersättningar

 

§ 17           Fastställande av medlemsavgift

 

§ 18           Informationspunkt

 

§ 19           Övriga frågor

 

§ 20           Avslut

 

 

 

Namn                                          namn                                          namn

Ordförande                               Sekreterare                                Justerare

 

 

…………………………………………………………………………………………………………..

Namnteckning                         Namnteckning                         Namnteckning

Enkel verksamhetsberättelse


Verksamhetsberättelse

För föreningen ……………………………………..

20xx

Antal medlemmar, fördelat på kön

 

Styrelsens sammansättning

Namn                                          Funktion

Namn                                          Funktion

Styrelsen har sammanträtt xx gånger under året.

 

Styrelsens arbete

Viktiga arbetsområden under året, egna träffar, interna diskussioner mm.

 

Medlemsaktiviteter

Träffar, möten, utbildningar mm. Gärna med datum och antal deltagare

 

Viktiga kontakter under året

Personer eller föreningar och myndigheter som föreningen varit i kontakt med.

 

Ekonomiskt utfall

Föreningens vinst eller förlust xxx kronor. Styrelsens förslag till hur dessa ska disponeras, vanligtvis förs de över i löpande räkning till kommande år.

 

Styrelsen i xx förening tackar för förtroendet och ställer ödmjukt sina platser till årsmötets förfogande.

 

 

………………………………………………………………………………….

Ort                                                                          Datum

 

Underskrift av samtliga styrelseledamöter

 

Enkel budget
Budget för föreningen _ _ _
Verksamhetsår 20xx-xx-xx
INTÄKTER
Konto Intäkt Not
Medlemsintäkter
Försäljningsintäkter
Aktivitetsintäkter
Bidrag
Hyresintäkter
Med mera
Med mera
Finansiella intäkter
Summa intäkter 0
KOSTNADER
Konto Utgift Not
Verksamhetskostnader
Med mera
Lokal-/fastighetskostnader
Med mera
Med mera
Med mera
Med mera
Med mera
Transportmedel
Med mera
Reklam, PR, Marknadsföring
Med mera
Kontorsmaterial
Förvaltningskostnader
Övriga kostnader
Summa kostnader
RESULTAT 0

Digitalt årsmöte

Fördelar med digitalt årsmöte

En given fördel är att de som inte kan närvara fysiskt på årsmötet nu ges möjlighet. Det kan till exempel vara av geografiska eller ekonomiska skäl. En annan fördel är att tillgängligheten ökar och fler ges möjlighet att vara med. Att genomföra årsmötet digitalt kan också tilltala andra målgrupper, exempelvis unga medlemmar, som därmed ges möjlighet att påverka och engagera sig i föreningens utveckling.

Utmaningar med digitalt årsmöte

Till utmaningarna hör att det kan bli svårare att förbereda årsmötet och fokus riskerar att hamna på tekniska frågor istället för att förbereda årsmöteshandlingar. Dynamiken och delaktigheten i sakfrågorna kan under mötet vara svårare att få till på ett pedagogiskt sätt. Här är det viktigt att mötesordföranden är både kunnig och lyhörd, så att viktiga nyanser i sakfrågorna kommer fram. En del kan också uppleva att man tappar ett viktigt tillfälle att träffas.

Med bra förberedelser av styrelsen och tid för delegaterna att bekanta sig med system och dagordning i tid kan den digitala lösningen bli till ett lyckat möte.

Längre ner på sidan hittar du praktisk information för dig som delegat/ombud/ledamot samt checklista för dig som anvarar för årsmötet

Första frågan att ställa sig

Den första frågan ni behöver ställa er är om ni får arrangera ett digitalt årsmöte. Svaret på den frågan hittar ni i era fastställda stadgar.

Om inte något annat anges i föreningens stadgar är det styrelsen som bestämmer tid och plats för årsmötet. I detta mandat  finns också ett utrymme att bestämma formen för årsmötet och att styrelsen har möjlighet att besluta att årsmötet får genomföras digitalt.

Tekniska hjälpmedel

Det finns en rad olika tekniska hjälpmedel för att genomföra sitt digitala årsmöte. De två huvudfunktionerna som är viktiga vid ett digitalt årsmöte är:

  • Video (ljud och bild).
  • Mötesadministration för till exempel dagordning och röstning.

Teams 

Microsoft Teams är Microsofts senaste stora satsning på samarbete. En av huvudfunktionerna i Teams är just att hålla digitala möten. Teams utvecklas snabbt och har cirka 75 miljoner användare.

Här kan du skapa ett konto

Zoom

Zoom är ett verktyg inriktat just på videomöten och är idag den största plattformen för videomöten. Obs! Gratisversionen av Zoom tillåter endast 40 minuter långt möte om man är fler än tre deltagare – därför är vår rekommendation att använda Microsoft Teams. Har ni redan tillgång till Zoom är det ett utmärkt verktyg att använda, alternativt att ni registrerar er och betalar cirka 1400–2000 kronor för ett års användning.

Här kan du skapa ett konto

Mentimeter

Mentimeter kan användas för att genomföra enklare röstning. Om det finns behov av mer avancerade röstningsfunktioner så rekommenderar vi Easymeet, se nedan.

Här kan du skapa ett konto

 

Praktisk information till dig som delegat/ombud/ledamot

Tänk på att

  • Ta del av den information som du har fått skickad från mötesarrangören. Läs den i god tid före mötet så att du har koll på dagordning och övriga möteshandlingar, på hur du ansluter till mötet och vilka förberedelser som kan krävas av dig som delegat.
  • Ha tålamod – vid ett digitalt möte kan det ta lite längre tid både under och mellan dagordningspunkterna.
  • Sitt enskilt. Använd en egen dator och samlas helst inte flera personer i samma rum. Speciellt viktigt under pandemin men underlättar även vid möten efter det.
  • Om du deltar i ett möte utan video, säg ditt namn innan du talar.

Förbereda tekniken

  • Anslut dig till mötet 10–15 minuter före avsatt tid, för att kontrollera att tekniken fungerar. Testa gärna så att ljudet fungerar innan mötet startar. Lär dig hur du slår på och av din mikrofon. Tänk på att din mikrofon alltid ska vara avslagen under mötet, förutom när du har ordet, annars hör övriga deltagare dig och dina bakgrundsljud.
  • Hörlurar med mikrofon ger bättre ljud jämfört med datorns/plattans/mobiltelefonens inbyggda högtalare och mikrofon.
  • Använd gärna kameran på datorn/mobilen – det är trevligt för andra att kunna se dig, men det är inget måste. Är ni många som deltar i ett möte sparar ni kapacitet genom att stänga av kameran.
  • Kameran bör vara placerad i ögonhöjd. Undvik att sitta så att du har ett starkt ljus bakom dig.
  • Försök att ha en så lugn och neutral bakgrund som möjligt för att inte stjäla fokus från mötet.

 

Bra att känna till om ett årsmöte

Begära ordet

  • Under årsmötet har medlemmar, styrelseledamöter, revisorer samt årsmötets mötesordförande yttrande- och förslagsrätt. Valberedningen har yttrande- och förslagsrätt i frågorna om personval. Se efter i era stadgar för ytterligare stöd.
  • Talare kan begära ordet genom att ange detta, exempelvis i chatten. Ordföranden och mötesadministratören noterar den anmälda talaren på talarlistan. Listan bör hela tiden vara synlig för samtliga deltagare vid årsmötet. Talare kan begränsas i tid till förfogande för sitt framförande, exempelvis max 5 minuter. Samtliga förslag (yrkanden) som årsmötet ska behandla måste lämnas till ordföranden och formuleras som förslag till beslut (utom vid ordningsfråga, se nedan). Alla förslag på årsmötet protokollförs.Styrelsens förslag är i regel alltid huvudförslag.

Ordningsfråga

  • Ordningsfrågor rör formerna för mötet, exempelvis behov av paus för överläggningar mellan ombuden, åsikter om propositionsordningen eller streck i debatten (se nedan). Ordningsfrågor bryter talarlistan. Som regel kräver inte ordningsfråga skriftligt yrkande, om inte ordföranden begär det. Ställ gärna ordningsfrågor första gången ni genomför digitalt årsmöte i tydliggörande syfte.

Sakupplysning

  • Sakupplysning kan begäras av någon som har en viktig upplysning att tillföra diskussionen, eller vill rätta till felaktighet som används i diskussionen. Sakupplysning ska motiveras för ordföranden och bryter talarlistan. Upplysningen ska inte innehålla någon argumentation. Mötesordföranden beslutar om sakupplysningen beviljas.Replik
  • Om någon blir medvetet misstolkad eller personligt angripen i en diskussion kan denne begära replik, direkt på föregående talare. Replik bryter talarlistan och får därför inte vara annat än ett kort svar, till exempel max 1 minut, från den replikerande. Ordföranden beslutar om replik beviljas. Efter replik kan ordföranden bevilja kontrareplik enligt samma princip som för replik.

 Streck i debatten

  • Streck i debatten kan föreslås av något av medlemmarna eller mötesordföranden. Årsmötet beslutar om streck i debatten ska sättas, efter fråga från ordföranden. Då streck i debatten sätts, sätter de som önskar tala upp sig på talarlistan. När strecket är satt kan ingen ytterligare sätta upp sig på talarlistan. Innan diskussionen går vidare redovisar ordföranden de yrkanden (förslag till beslut) som har inkommit. Yrkanden får inte göras efter att streck i debatten har satts.

Omröstning

  • När debatten är avslutad kommer mötesordförande att fråga om årsmötet är redo att gå till beslut. Ordföranden redovisar de yrkanden/förslag som har kommit in, samt föreslår i vilken ordning de ska behandlas (propositionsordning). Beslut kan fattas med votering (rösträkning) i det digitala systemet. Om det blir votering är det viktigt att detta sker på ett korrekt sätt. Sluten votering är svårare men går att lösa.

Ajournering

  • Att mötet ajourneras betyder att ett beslut om avbrott ska göras. Ajourneringsförslag kan ställas av vilken röstberättigad mötesdeltagare som helst. Ordföranden kan efter hörande av mötet eller efter eget beslut ajournera mötet för paus eller liknande. Ordföranden kan även ajournera mötet för kompletterande information eller för att ordna beslutsordningen inför en beslutsprocess. Ajournering kan vara ett sätt att avbryta ett möte när en fråga inte anses lämplig att hantera via ett digitalt årsmöte. Då kan årsmötet återupptas som ett fysiskt/traditionellt årsmöte vid senare tidpunkt.

Reservation

  • Om något av medlemmarna/ombuden vill reservera sig mot ett beslut ska detta anmälas direkt efter att beslutet fattats. Reservationen ska skriftligen lämnas till mötesordföranden senast vid årsmötets avslutande. Reservationer ska protokollföras.

 

Checklista för dig som ansvarar för årsmötet

Vald plattform för mötet

Lär dig hur den valda plattformen fungerar så blir mötes- eller lärsituationen tryggare. Ha gärna koll på hur du delar dokument, hur du ser vilka personer som deltar i mötet och hur chatten fungerar. Om en mötesdeltagare vill visa något på skärmen, hur fungerar det? Ska du visa en videofilm, säkerställ att du vet hur du gör för att även filmens ljud ska nå fram till deltagarna. Ibland behövs inställningar för det.

Mötesadministration

Tydlighet är A och O under ett digitalt möte. Därför kan formella roller vara viktigare än på ett fysiskt möte. Om uppdragen sprids så förstärker de aktiviteten i gruppen. Funktioner som är bra att ha på ett digitalt möte förutom de ordinarie mötesordförande, sekreterare och justerare (som beskrivs längre ner) är:

Moderator

Lämpligast den som är arrangör av mötet och därmed den som kan de tekniska hjälpmedlen som används på mötet. Moderatorn har flera uppgifter:

  • Fungerar som stöd till mötesordförande och är extra uppmärksam på att alla syns, hörs och får komma till tals.
  • Håller koll på att mötet börjar och slutar i tid samt att alla mötespunkter får sin tänkta tid.
  • Föreslår pauser under mötet.
  • Bör vara den som visar eventuella presentationer under mötet.
  • Är också den som direkt vid mötet början talar om huruvida ni valt att spela in mötet eller inte. Den informationen bär också gå med i inbjudan (se nedan).

Chattansvarig

Den som är chattansvarig håller koll på det som skrivs i chatten så att alla på mötet får del av informationen. Chattansvarig kan också, om inte moderatorn har den rollen, vara ansvarig för tekniken vid eventuell votering.

Information till delegaterna

Skicka ut information till mötesdeltagarna i god tid. Den bör innehålla följande punkter förutom det som är specifikt för just er förenings årsmöte.

  • Beskrivning av hur deltagarna hittar till mötet
  • När de bör logga in på mötet för att hinna kontrollera alla tekniska funktioner
  • Att de förbereder sig i god tid med att kontrollera tekniken på sin egen plattform
  • Att de förbereder sig i god tid på att läsa igenom handlingarna för mötet
  • Agendan för mötet

Årsmöteshandlingarna

Samtliga handlingar oavsett om de skickas ut innan eller kan läggas in i ett mötessystem bör sparas i PDF. Vissa system kräver också detta, till exempel Easymeet.

Genrep för presidiet, förtroendevalda och revisorn

Genomför ett genrep med alla som har en roll och uppgift under årsmötet. Syftet är att presentera er för varandra, gå igenom vilka funktioner i videoverktyget som är relevanta att känna till och gå igenom körschemat. I körschemat ska det vara tydligt vilka roller och ansvar alla har under årsmötet.

Alla som har en uppgift under mötet bör ha ett bra headset, kamera och bra uppkoppling. Det får inte vara några tveksamheter när mötet startar att de som ska presentera till exempel verksamhetsberättelsen, revisionsberättelsen, personvalen etcetera inte är medvetna om sitt uppdrag.

Mötesordföranden

Oavsett om årsmötet genomförs fysiskt eller digitalt är mötesordförandens roll väldigt viktig. För många ombud, och även för mötesordföranden själv, kanske det är första gången de deltar i ett digitalt årsmöte. Gå därför tillsammans med ordföranden igenom genomförandet noggrant ett par dagar före mötet. Ett förslag är att upprätta ett körschema utifrån dagordningen där till exempel alla medverkande med respektive ansvarsområden finns uppsatta samt klockslag för de olika punkterna.

För mötesordföranden finns några delar som är ännu viktigare att tänka på vid ett digitalt möte, även om det förstås även gäller vid fysiska möten. Eftersom man i det här läget inte har samma interaktion med mötesdeltagarna så är det extra viktigt att vara tydlig i sin kommunikation.

  • Om ni har valt att spela in mötet så meddela deltagarna detta direkt när mötet startar.
  • Presentera syfte och agenda i början av mötet.
  • Beskriva förutsättningarna för ett digitalt möte:
    – Det är viktigt att deltagarna har tålamod med mötets andra former.
    – Det kan bli fördröjning i både bilduppladdning och svar på frågor.
    – Alla har samma utmaning med att sitta enskilt och därför inte kan interagera som vanligt.
    – Gå igenom hur röstningsförfarande kommer att gå till på ert möte
  • Fördela ordet på ett tydligt sätt så att alla engageras.
  • Sammanfatta vad som beslutats efter varje del.

Mötessekreteraren

Tilldela inte mötessekreteraren någon annan uppgift än att skriva protokoll under årsmötet. Erfarenheten säger att uppgiften är fullt tillräcklig att hantera.

Välkomnande till mötet

Lägg upp en bild, exempelvis i Powerpoint, där det står ”Välkommen till årsmötet! Vi startar klockan 15:30”. Det välkomnar dem som loggar in i god tid innan mötet.

Videoverktyget

Instruera alla deltagare på årsmötet vilka funktioner i videoverktyget som kommer att vara relevanta att ha koll på under årsmötet, till exempel mikrofonen och chatten. Det är viktigt att mikrofonen är avstängd så länge man inte har ordet så att inte externa ljud stör mötet.

Presentation av deltagare

Beroende på antalet deltagare, gå gärna laget runt i en kort presentationsrunda innan ni kör igång.

Röstningsförfarandet (olika beroende på system)

Förklara noggrant hur röstningen kommer gå till. Gör det i början på mötet och var dessutom extra tydlig när det är dags att rösta för det är viktigt att alla ombud förstår tillvägagångssättet.

Ha alltid strategier klara för hur ni ska behandla en votering eller en sluten omröstning. Vid sluten omröstning finns det olika digitala verktyg att ta hjälp av. För att inte bli stressade när ni förbereder omröstningen kan ni ajournera mötet ett par minuter.
Röstningen kan gå till på olika sätt. Anpassa röstningsförfarandet till storleken.

Pauser

Lägg gärna in en paus mitt i eftersom alla kan behöva röra lite på sig. I pausen kan deltagarna gärna slå av ljudet på sina mikrofoner.

Efter årsmötet

Skicka ut/hänvisa till mötesanteckningar eller protokoll och det inspelade mötet om ni har valt att spela in, med både de som deltog och de som inte kunde delta. Det kan också vara trevligt att tacka deltagarna på mötet för deras insats då ett digitalt möte har andra utmaningar än ett fysiskt möte.

Fråga om poströstning

Det kan uppstå frågor om det är möjligt att ha alternativet poströstning för ett årsmöte i en idrottsförening. Idag kan till exempel en bostadsrättsförening, med stöd av en tillfällig lagändring med anledning av coronapandemin, ha poströstning som ett alternativ. Men enligt Riksidrottsförbundet är poströstning inte godtagbart inom en idrottsförening tillhörande ett SF då en grundprincip är att omröstningar ska ske i realtid vid idrottsföreningens årsmöten. Under rådande omständigheter så förordas istället digitala årsmöten eller att årsmöten skjuts framåt i tiden om det är möjligt.