Föreningsarbete
Har ni ingen lokal förening på er arbetsplats kan ni starta en egen förening under RSIF. Det går även bra att starta en intresseförening som vänder sig till likasinnade i Region Stockholm. Som förening har ni möjlighet att söka startbidrag, grundbidrag och tilläggsbidrag. Ni får en egen hemsida under RSIF och får tillgång till vårt eget medlems-, aktivitets- och betalsystem. På denna sida finner du även aktuell information som riktar sig till RSIFs föreningar.
FöreningsAktuellt
RSIFs Årsmöte 4 maj 2023
RSIFs Årsmöte 2023
Välkommen till Region Stockholms idrotts- och friskvårdsförbund (RSIF) Årsmöte 4 maj klockan 18.00-19.00. Från klockan 17.00 serverat mat.
Anmäl dig här till RSIFs Årsmöte 2023
Årsmöte
Region Stockholms idrotts- och friskvårdsförbund, RSIF
Dagordning 2023
Datum 2023-05-04
Tid 18.00-19.00
Plats Brf Meterns fritidslokal, Helgagatan 36, (Skanstull/Södermalm) uppgång 9, 1 trappa ned till höger
Punkter:
1 Upprop och fullmaktsgranskning
2 Godkännande av dagordning
3 Val av ordförande för årsmötet
4 Val av sekreterare för årsmötet
5 Val av 2 justerare (tillika rösträknare) att jämte ordförande justera stämmans protokoll
6 Årsmötets behöriga utlysande
7 Verksamhetsberättelse inklusive bokslut 2022
8 Revisorernas berättelse
9 Fråga om ansvarsfrihet för styrelsen
10 Val av förbundsordförande för kommande verksamhetsår
11 Val av halva antalet övriga styrelseledamöter för 2 år
12 Val av revisor för 2 år
13 Val av 3 ledamöter i valberedningen, varav en sammankallande
14 Handläggning av ärenden som förbundsstyrelsen bilagt till årsmötet för avgörande eller annars i stadgeenlig ordning har kommit in
15 Övriga frågor
16 Avslutning
April 2023/ Inbjudan årsmöte och grundutbildning för föreningsledare
Hej!
Här kommer inbjudan till RSIFs årsmöte (4 maj ) som tidigare blev framflyttat på grund av sjukdom.
Och inbjudan till en digital grundutbildning för föreningsledare (20 april)
Årsmöte
Nytt datum: 4 maj
Förtäring från klockan 17
Årsmötet startar klockan 18.00
Plats: Brf Meterns fritidslokal, Helgagatan 36, (Skanstull/Södermalm), uppgång 9, 1 trappa ned till höger.
Du som får detta mejl har en ordförandepost eller annan viktig funktion i RSIF. Du ansvara att sprida denna information till övriga i styrelsen och andra viktiga personer i er förening.
Anmälan görs via detta formulär: https://forms.office.com/e/9bvTFqF05W
Digital utbildning 20 april– Grundutbildning för föreningsledare – introduktion
Alla RSIFs föreningar kan delta i SISU Idrottsbildares gratis utbildningar. Den 20 maj hålls en utbildning som passar oss alla och något som vi från förbundet verkligen vill uppmuntra er att delta i. Samla ihop styrelsen för att gemensamt delta i denna digitala utbildningen. Köp in lite mat, högst 150 kronor per person. Ta med kvittona till årsmötet så får ni tillbaka pengarna för utlägget.
Så hör gör ni er anmälan. Vi anmälan (Information (idrottonline.se) till utbildningen anger ni era kontaktuppgifter, ange: Annan uppgiven organisation. Skriv in organisation: Region Stockholms idrotts- och friskvårdsförbund
”Grundutbildning för föreningsledare – introduktion”, den 20/4 kl. 18.00-20.30 via Teams. Se info nedan eller via denna länk Information (idrottonline.se) där även anmälan görs.
Grundutbildning för föreningsledare -introduktion ger ER som styrelse en möjlighet att starta ert processarbete för hur ni vill leda er förening framåt.
Ni får som styrelse en introduktion i Grundutbildning för föreningsledare och de olika avsnitten.
Grundutbildningens avsnitt:
» Föreningsledarens roll
» Föreningen och demokratin
» Föreningen och idén
» Föreningen och verksamheten
» Föreningen och engagemanget
» Föreningen och administrationen
Under kvällen får ni möjlighet till samtal och verktyg för hur ni kan och bör prioritera ert styrelsearbete för att ni ska nå era uppsatta mål.
Ni kommer efter den här introduktionen att fortsätta ert arbete i föreningen genom stöd från RF-SISU Stockholm, det kan vara genom ytterligare fördjupningsutbildning inom något ämne i föreningslära, processstöd för fortsatt arbete.
Förkunskap: Ni bör ha grundläggande kunskap inom föreningslära
Målgrupp: Förtroendevalda i idrottsförening. För största möjliga effekt rekommenderas hela styrelsen i sin helhet deltaga
Januari 2023 /grundbidrag/Korpen/ SISU/Memlist
Här kommer årets första information från RSIF till er som ansvarar för er lokala RSIF-förening. Då alla i er styrelse inte får detta mejl är det bra om ni vidarebefordrar det till hela styrelsen och andra som har en ledande funktion i er förening.
Nytt
Vi har de två senaste åren fått en ny hemsida www.rsif.se, och ett nytt anmälnings- och betalsystem, Memlist. Dessutom är vi även nu en internationell organisation under Korpen, vilket framförallt kommer att synas genom de fördelar det för med sig: tillgång till SISU idrottsutbildarna, försäkring genom Folksam, hjälp och stöttning och ett bra bollplank för kansliet och förbundet. Vi kommer naturligtvis fortsätta undersöka vilka andra fördelar vi kan dra av vårt medlemskap.
Grundbidrag
Nu är det nytt år och dags att söka grundbidrag från Region Stockholms idrotts- och friskvårdsförbund. Bidraget grundar sig på antal medlemmar er förening hade 2022.
- Skicka in er ansökan senast 31 mars.
- Bidraget betalas ut efter ert årsmöte och då vi fått in följande handlingar:
- Verksamhetsberättelse 2022.
- Årsmötesprotokoll (med underskrift), verksamhetsplan och budget för 2023.
- Medlemsregister om ni inte använde RSIFs medlems- och betalsystem (Memlist) 2022.
- Lista över styrelsen för 2023, inklusive kontaktuppgifter.
Ansökan om grundbidrag 2023: https://forms.office.com/e/rGEinULv6K
Korpen och SISU idrottsutbildare
Sedan ett år tillbaka är vi en nationell organisation under Korpen; detta bland annat för att vi ska kunna ta del av SISU Idrottsutbildares kurser. Vi vill att RSIF ska vara en utvecklande, lärande och rolig organisation att var med i och engagera sig i.
Vi börjar med att informera om kommande digitala kurser som ni kan anmäla er till. Se nedan.
Värdegrund i hela föreningen, introduktion, 21 februari, klockan 18.00-20.30 Digitalt och gratis: https://educationwebregistration.idrottonline.se/home/index/1673713
Frukostsamtal – Nyfiken på styrelseengagemang, 16 februari klockan 08.00-9.00. Digitalt och gratis:
https://educationwebregistration.idrottonline.se/home/index/1673717
Att leda lärande samtal, 23 februari, klockan 18.00-21.00. Digitalt och gratis: https://educationwebregistration.idrottonline.se/home/index/?id=1680070
När ni anmäler er till en kurs fyller ni era kontaktuppgifter och sedan anger ni: Annan uppgiven organisation, och skriv sedan i organisation: Region Stockholms idrotts- och friskvårdsförbund.
Börja även fundera på vilka typ av kurser som ni skulle vilja ha framöver. Skicka gärna förslag till: asa.michaelsson@regionstockholm.se
Här kan du se hela vårens utbildningsprogram.
Läs mer om hur vi inom idrottsrörelsen arbetar med folkbildning och utbildning
Memlist – RSIFs nya medlems- och anmälningssystem
För ett år sedan bytte vi medlems- och betalsystem från Din Kurs till Memlist. Skriv gärna ner hur det har fungerat för er, både positivt och negativt och hur ni önskar att detta nya system ska fungera. Vi strävar mot att det ska fungera så bra som möjligt även om vi kanske inte kommer kunna uppfylla alla önskemål.
Vid problem med systemet ser Memlist gärna att ni meddelar dem det direkt. support@melist.se
De vill ha ett specifikt fall, som är sökbart för dem, och där ni förklarar vad som har hänt så detaljerat som möjligt och i vilken plattform (mobil, platta, dator) som användes när problemet uppstod.
Administratör för Memlist och för er egna hemsidan på RSIF
Vi ser gärna att någon/några från er förening är administratör för Memlist och er egna undersida på RSIF.
Mejla till: asa.michaelsson@regionstockholm.se
Kriterier – RSIF förening
Föreningen ska uppfylla följande kriterier för att vara ansluten till Region Stockholms idrotts-och friskvårdsförbund – RSIF. Detta är även villkoren för att föreningens medlemmar ska få ta del av RSIF-aktiviteter – egna eller av förbundet subventionerade, samt att föreningen ska kunna söka bidrag av förbundet (RSIF). Föreningen ska följa andan i RSIFs stadgar.
Följande ska årligen lämnas in till RSIF-kansliet:
- aktuella stadgar
- föreningens medlemsregister
- kopia på föreningens årsmötesprotokoll.
- Verksamhetsplan
- Verksamhetsberättelse (för föregående år)
- Bokslut för (för förgående år):
Bokslutet ska innehålla: omsättning/intäkter, vinst /förlust, likvida medel (tillgångar), bidrag från arbetsgivaren.)
Föreningsbidrag
Alla föreningar som ansöker om bidrag av RSIF måste ha ett bankkonto kopplat till föreningen. För att kunna öppna ett konto i föreningen måste föreningen först ha ett organisationsnummer.
Startbidrag:
5 000 kronor. Villkor: startat föreningen på rätt sätt och att föreningen har ett bankkonto. För att öppna ett bankkonto i föreningen krävs att föreningen har ett organisationsnummer
Grundbidrag:
Grundbidraget baseras på antal medlemmar föregående år: 50 kronor per medlem för de första 100 medlemmarna och därefter 30 kronor per medlem.
Sista dag för ansökan om grundbidrag är 31 mars, efter föreningens årsmöte. För godkännande av ansökan ska följande handlingar sändas in digitalt: medlemsregister med antal medlemmar fördelat på kön, årsmötesprotokoll, verksamhetsplan, verksamhetsberättelse och bokslut.
Tilläggsbidrag:
Tilläggsbidrag kan åter igen sökas, även om förbundet inte har möjlighet att vara generös. Sista anmälningsdag för tilläggsbidrag är 31 oktober
Bilda förening
Bilda en lokal förening eller en intresseförening
Finns det ingen lokal RSIF-förening på er arbetsplats kan ni starta en egen. Då öppnas stora möjligheter att påverka och göra något bra för arbetsplatsen där just du arbetar! En styrelse behöver bestå av tre medlemmar: ordförande, kassör och sekreterare. Naturligtvis går det bra med fler personer, t ex ansvariga för olika aktiviteter. I en förening krävs ett möte under året – årsmötet. Utöver det bestämmer styrelsen hur ofta det ska vara styrelsemöten.
Introduktionsfilm
Se en kort film om vad en förening är och vad som krävs: https://www.youtube.com/watch?v=R66pL3zlby0
Så här bildar man en förening
- Det börjar med en idé. Ex. Vad vill ni uppnå med er förening?
- Idékläckarna bör prata om sin idé med så många som möjligt.
- De som är mest intresserade av att bilda föreningen formar sig till en självutnämnd arbetsgrupp, även kallat interimsstyrelse. Den gruppen har inga andra befogenheter eller arbetsuppgifter än att förbereda föreningsbildandet och att försöka intressera så många som möjligt att bli med från början.
- När arbetsgruppen/interimsstyrelsen är färdig med förberedelserna kallar den intresserade till möte för att bilda föreningen.
- På föreningens konstituerande möte (det möte då föreningen bildas) deltar de som vill bilda föreningen och bli dess medlemmar. Till formen liknar mötet ett årsmöte.
- Föreningen bildas genom att det konstituterande mötet:
– Beslutar att bilda föreningen
– Antar stadgar (med föreningens namn och ändamål med mera)
– Väljer styrelse och övriga funktionärer i enlighet med stadgarna.
– Mötet dokumenteras i ett justerat protokoll. - I och med detta är föreningen bildad. Den har blivit en juridisk person. Den behöver inte som andra organiastioner registreras och få ett registreringsbevis. Beviset för att föreningen bildats är istället mötesprotokollet och stadgarna.
- Omedelbart efter mötet samlas den valda styrelsen till ett konsituterande styrelsemöte. Nu är föreningens arbete igång.
Vill föreningen ha möjlighet att söka bidrag krävs att föreningen har ett organisationsnummer och ett bankkonto. Organisationsnumret krävs för att kunna skaffa ett bankkonto till föreningen och bankkonto krävs för att kunna söka bidrag.
Skatteverket – starta en ideell förening
Samarbeta med annan RSIF-förening
Ett alternativ kan vara att ni samarbetar med någon annan SLIF-förening som ligger i närheten. Kanske kan de acceptera medlemmar även från er arbetsplats. Kan ni bilda en ”sektion” inom den andra föreningen?
Steg för steg
Råd och tips om hur ni bildar en ny förening
Saknar ni en förening på er arbetsplats för att bättre kunna arrangera lokala hälsofrämjande
aktiviteter för personalen och för att ni ska kunna vara med på alla RSIFs aktiviteter?
Börja med att höra efter på din arbetsplats om ni är flera som är intresserade av att ha en förening och vill vara medlemmar i en sådan.
En förening ska ha stadgar, en styrelse och ska vara öppen för alla på er arbetsplats.
Hur bildas en förening?
1. De intresserade samlas till ett möte, där de bildar en provisorisk styrelse
(interimsstyrelse).
2. En interimsstyrelse bör minst bestå av ordförande, sekreterare och kassör.
3. Interimsstyrelsen ska
– ta fram förslag på stadgar* för föreningen
– försöka hitta personer som vill vara med i styrelsen som ledamöter och suppleanter
– föreslå namn för föreningen
– föreslå lämplig medlemsavgift
– förbereda det första årsmötet
Det kan vara värdefullt om ni skriver ner namnet på dem som har varit med på det allra första mötet och har den informationen med på protokollet.
Hur genomförs 1:a årsmötet/medlemsmötet?
1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordningen
3. Val av ordförande för mötet
4. Val av sekreterare för mötet
5. Val av två justeringsmän och tillika rösträknare för mötet
6. Information om interimsstyrelsens förarbete
7. Beslut om bildandet av föreningen
8. Beslut om föreningens namn
9. Fastställande av föreningens stadgar
10. Fastställande av medlemsavgiften
11. Val av föreningens ordförande
12. Val av övriga styrelseledamöter
13. Val av suppleanter
14. Val av (en/två) revisorer
15. Val av valberedningen
16. Upplösa interimsstyrelsen
17. Diskutera budget- och verksamhetsplan
18. Övriga frågor
19. Mötets avslutande
Stadgar – exempel för RSIF-föreningar
Stadgar är skrivna regler som styr föreningens arbete. Dessa stadgar är exempel för RSIF-föreningar men kan även vara mer omfattande.
Stadgar för (föreningens namn) antagna vid konstituerande årsmöte (datum)
1 § Ändamål/Uppgift
Föreningens ändamål är att
________________________________________________________
MEDLEMSKAP
§ 2
Rätt till medlemskap i föreningen har anställda inom ___________________________
och beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Genom
medlemskap i ________________ har medlem accepterat att rätta sig efter dessa stadgar.
§ 3
Medlemskap i föreningen upphör, dels på grund av obetald medlemsavgift, dels på grund av
vad i § 4 stadgas.
§ 4
Medlem som brutit mot föreningens stadgar och bestämmelser eller på annat sätt motarbetat
föreningens ändamål eller intressen, kan av styrelsen uteslutas om medlemmen trots skriftligt
påpekande därom ej upphör därmed. Beslut om uteslutning kan fattas av styrelsen med
kvalificerad (2/3) majoritet. Den uteslutne har rätt att överklaga styrelsens beslut till
nästkommande års- eller medlemsmöte.
MEDLEMSAVGIFT
§ 5
Medlemsavgiften fastställs av medlemsmötet för ett år i taget.
STYRELSEN
§ 6
Styrelsen består av ordförande och ____ ledamöter.
Ordförande väljs för ett år och övriga för 2 år varav hälften av dem nyväljes varje år. Styrelsen
utser inom sig kassören och sekreteraren.
§ 7
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter
har begärt det.
Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet
ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske
genom ombud.
Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av
en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.
§ 8
Föreningens firma tecknas av vid konstituerandemötet tre särskilt utsedda medlemmar varav
minst två i förening. Normalt är dessa tre desamma som ordförande, sekreterare och kassör.
Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår och skall vara föreningens revisor tillhanda
senast en månad före årsmötet.
SEKTIONER
§ 9
Styrelsen kan besluta om bildandet av sektioner inom föreningen och utse sektionsledare.
Sektionsledare väljs för ett år i taget. Sektionsledaren skall efter föreningsstyrelsens
godkännande planera och genomföra arrangemang inom sitt verksamhetsområde.
REVISION
§ 10
Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och
styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall överlämna revisionsberättelse till
styrelsen senast 14 dagar före årsmötet.
MEDLEMSMÖTEN
§ 12
Kallelse till årsmötet skall utfärdas av styrelsen senast fyra veckor före mötet. Har förslag
väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan
förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall
det anges i kallelsen.
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en fjärdedel av
föreningens medlemmar begär det.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar informera
medlemmarna om att ett sådant möte kommer att hållas inom två månader från erhållen
begäran.
Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling.
Medlemsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är
närvarande på mötet och under förutsättning att kallelse skett på det vis och inom de
tidsramar som anges i § 12.
BESLUT OCH OMRÖSTNING
§ 13
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 2 §, 14 §, 15 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom
enkel majoritet.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av
antalet avgivna röster.
Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av
ordföranden vid mötet.
Beslut bekräftas med klubbslag.
VALBARHET
§ 14
Valbar till styrelsepost och som firmatecknare är varje medlem av föreningen.
ÄRENDEN VID ÅRSMÖTET
§ 15
Vid föreningens ordinarie årsmöte före utgången av XXX månad skall följande ärenden
förekomma:
1 Fastställande av röstlängd för mötet
2 Val av ordförande för mötet
3 Val av sekreterare för mötet
4 Val av två protokolljusterare tillika rösträknare
5 Fråga om mötets behöriga utlysande
6 Fastställande av föredragningslista (godkännande av dagordning)
7 Styrelsens verksamhetsberättelse
8 Ekonomisk berättelse
9 Revisorernas berättelse
10 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen
11 Val av:
– ordförande för ett år
– halva antalet styrelseledamöter för två år (växelvis)
– eventuell fyllnadsval
– revisor för ett år
– revisorssuppleant för ett år
– två ledamöter i valberedningen för ett år ( varav den ena sammankallande)
12 Fastställande av medlemsavgift
13 Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller förslag/motion som av
medlem inlämnats till styrelsen minst 30 dagar före medlemsmötet
14 Övriga frågor
15 Mötets avslutande
STADGEFRÅGOR MM
§ 16
Beslut om ändring av dessa stadgar eller att föreningen skall upplösas, skall, för att vara giltigt,
fattas av två på varandra medlemsmöten där ett skall vara ordinarie medlemsmöte och det
andra mötet tidigast en månad därefter. Sådant beslut skall vid vart och ett av dessa
medlemsmöten ha samlat minst två tredjedels majoritet. Utöver dessa stadgar gäller
Stockholms Landstings Idrottsförbunds stadgar, tävlingsregler och övriga bestämmelser.
§ 17
I händelse av beslut om att föreningen skall upplösas tillfaller föreningens kontanta tillgångar
Stockholms landstings Idrottsförbund medan inventarier tillfaller ______________ under
förutsättning att anställda får fortsatt tillgång till och möjlighet att utnyttja inventarierna.
I beslutet ska också anges var den upplösta föreningens handlingar m.m. skall arkiveras t.ex i
folkrörelsearkiv eller motsvarande.
Vem gör vad i föreningen – förklaringar
Styrelse
Ledningen för föreningen mellan årsmöten. Ska sköta driften (verksamheten) på föreningen
och ta hand om föreningens tillgångar samt verkställa besluten tagna på årsmötet.
I korthet: bereda, verkställa och förvalta.
Ordförande
Leder föreningens möten och för föreningens talan – är ansiktet utåt
Ser till att fattade beslut blir verkställda
Är föreningens firmatecknare tillsammans med någon annan
Sekreterare
För protokoll vid föreningens möten
Sammanställer förslaget till verksamhetsberättelsen
Kassören
Är ofta föreningens firmatecknare tillsammans med ordförande
Svarar för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens
räkenskaper inklusive verifikationerna.
Upprättar årligen föreningens balans- och resultaträkningar
Gör klart underlag för budgetarbetet och äskning av pengar till föreningen
Svarar för föreningens konto
Ledamöter i styrelsen
Är med och lägger förslag samt beslutar i ärenden som kommer upp i styrelsemöten
Revisorer
Bevakar medlemmarnas intressen kontinuerligt att de i styrelsen sköter sig – ska vara oberoende av styrelsen. Granskar föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. Lämnar revisionsberättelse och föreslår ansvarsfrihet för styrelsen om inga fel och brister upptäcks.
Valberedning
Kommer med förslag till årsmötet på namn till kommande styrelse och revisorer.
Årsmöte
Ordinarie årsmöte hålls varje år senast (enligt stadgarna), styrelsen beslutar om tid och plats.
För att vara behörig ska vara utlyst till föreningens medlemmar i tid (när ska framgå i stadgarna). Det som ska avhandlas brukar framgå i stadgarna. Besluts som fattas i samband med årsmötet ska styrelsen verkställa dvs. årsmötet är föreningens mäktigaste sammankomst- maktmässigt. Årsmötet är även tillfället då styrelsen redovisar för medlemmarna vad och hur de har skött den löpande verksamheten under verksamhetsåret. Detta sker genom
verksamhetsberättelse och ekonomisk redogörelse. Revisorn lämnar sin revisionsberättelse
och årsmötet beviljar ansvarsfrihet för styrelsen.
Verksamhetsberättelse
En beskrivning av genomförda aktiviteter under föregående verksamhetsår som hela
styrelsen står bakom. Bör innehålla redovisning om; antalet medlemmar, antalet genomförda styrelsemöten, en beskrivning om verksamheten. Ekonomisk redogörelse kan innehålla: Resultaträkningen och Balansräkningen.
Resultaträkning sammandrag av årets intäkter och utgifter/kostnader.
Balansräkning visar den ekonomiska ställningen vid en viss tidpunkt dvs. vilka tillgångar
föreningen äger och hur medel/pengar har införskaffats för att finansiera tillgångarna (t ex.bidrag från RSIF).
Kallelse
En skriftlig kallelse personligen till alla i styrelsen om nästkommande styrelsemöte (t ex epost). Kallelse till medlemmar om årsmötet kan vara men behöver inte vara personlig till var och en utan det räcker att det anslås så att medlemmarna får reda på det innan.
Dagordning
Förteckning där det står vad som kommer att avhandlas på mötet, bifogas kallelsen. Tänk på att under punkten Övrigt ska det inte tas upp saker som är av väsentligt betydelse för föreningen.
Protokoll
En redogörelse på vad styrelsen har beslutat på sammanträdet. Ska även innehålla datum och
namn på dem som var med på mötet, gärna även platsen för mötet.
Ekonomisk redovisning
Bokföring och bokslut
Verksamhetsplan
En plan över vad det är tänkt att föreningen ska hålla på med under nästa verksamhetsår.
Kan innehålla verksamheter, planerade styrelsemöten och eventuella speciella satsningar.
Budgetplan
En ekonomisk beräkning på det som tas upp i verksamhetsplan. Uppskattning om hur verksamheten kommer att finansieras och påverka föreningens ekonomi.
Ordlista – övrig terminologi
Acklamation
Omröstning med ja- och nejrop. Ett i det närmste enhälligt bifall till ett förslag vilket gör att det inte behövs någon omröstning. Beslutsfattande utan omröstning.
Ajournering
Sammanträdet gör uppehåll pga. Någon specifik anledning.
Ansvarsfrihet
Medlemmarna ger styrelsen sitt godkännande – ansvarsfrihet i samband med årsmötet. Ansvarsfrihet behöver inte beviljas per automatik för styrelsen men så sker dock väldigt sällan och då kanske styrelsen t ex. misstänks ha gjort något brottsligt.
Bordlägga ett ärende
Ta upp ärendet vid ett annat möte för att t ex. hinna bereda den bättre.
Enkel majoritet
Det förslag som får mest ja-röster.
Firmatecknare
Person som utsetts för att kunna kvittera ut pengar, attestera betalningar, skriva kontrakt och underteckna föreningens olika papper till myndigheter etc. Myndigheter, post, bank med flera delges via protokollsutdrag då det behövs.
Justeringsmän
För att ett protokoll ska bli giltigt ska det undertecknas av justeringsmän som intygar att innehållet är korrekt – så som det har beslutats i mötet.
Jävig
Part i målet dvs. någon som kan ha eget intresse i hur beslutet blir.
Kvalificerad majoritet
Det förslag som får mer än hälften av rösterna
Medlemsmatrikel
En förteckning över föreningens medlemmar
Motion
Skrivelse/förslag som en medlem eller grupp av medlemmar lämnar till styrelsen eller årsmötet. En motion som är lämnat till årsmötet (ska lämnas god tid i förväg) kan bara beslutas om av årsmötet men styrelsen bör komma med ett eget förslag till motionen i samband med årsmötet.
Omval
En styrelsemedlem (eller revisor eller valberedning) som ställer upp för en ny mandatperiod
Proposition
De frågor som mötesordförande ställer till sammanträdet för att besvaras med ja eller nej. Förslag till beslut.
Röstlängd
Lista på de personer som har rösträtt på mötet.
Talarlista
Ordförande noterar i vilken ordning som mötesdeltagarna begärt ordet.
Votering
Omröstning med rösträkning kan vara öppen eller sluten. En öppen omröstning görs med hand uppräckning. Är det någon deltagare som kräver en sluten votering så ska sluten omröstning genomföras t ex. med hjälp av röstsedlar.
Utlysning av årsmötet
Information till medlemmarna om när det är dags för årsmötet. Ska anslås så att alla
medlemmarna kan få kännedom om detta möte.
Organisationsnummer
För att er förening ska kunna hantera ekonomin och skaffa ett plusgiro/bankgiro behöver ni ansöka om ett organisationsnummer. Detta görs genom att fylla i en blankett och skicka in till Skatteverket. Länk till blankett: SKV 8400. Länk till Skatteverkets sida
Till ansökan ska bifogas bevittnade kopior av
– stadgar
– protokoll från konstituerande möte som visar
– att föreningen har bildats och antagit ett namn
– att stadgar har antagits
– att styrelse har valts
– vilka som ingår i styrelsen
– protokoll på vem/vilka som är firmatecknare.
Skaffa konto i föreningens namn
När föreningen har fått en organisationsnummer kan ni ansöka om ett bankkonto och skaffa plusgiro/bankgiro. Läs mer här.
Bankkonto
När föreningen har ansökt om organisationsnr från Skatteverket så kan ni skaffa ett bankkonto och eventuellt plusgiro/bankgiro för att hantera ekonomin, såsom medlemsavgifter, deltagaravgifter och utbetalningar av bidrag från RSIF. Från 2016 kräver vi att alla föreningar har ett bankkonto registrerat på föreningen för att vi ska kunna betala ut bidrag och inbetalda medlemsavgifter.
Bland annat Nordea och Swedbank hanterar dessa tjänster. Mer information och kontaktuppgifter hittar du via länkarna nedan:
RSIFs och förbundets medlems-, anmälnings- och betalsystem
2022 har RSIF bytt system från Din Kurs till Memlist. Det nya systemet har medlemmen och föreningen i fokus. Medlemmen får en egen medlemssida/profil. Anmälan till en aktivitet kräver inloggning på sin sida/profil. Man loggar in med sin e-postadress och sitt lösenord. Vid årets slut får man påminnelse om att förnya sitt medlemskap. Denna funktion sker automatiskt och något systemet sköter automatiskt.
Det kostar inget för förbundet och föreningarna att lägga upp evenemang i systemet. Kostnaden för betallösningarna är också billigare i vårt nya system. RSIF har en årlig kostnad för systemet men väljer att fortsättningsvis stå för den kostnaden. Det är gratis för föreningarna under 2022 att använda systemet. Föreningarna bör utse en eller flera administratör som kan lägga upp evenemang med betalfunktion i systemet och hålla koll på medlemsregistret. Kontakta RSIFs kansli för att komma igång..
Att skriva protokoll – 10 tips för att skriva bättre protokoll
- 10 tips för bättre protokoll
Tydliga mötesprotokoll är en kritisk del i varje framgångsrik verksamhet.
Genom att fånga beslut och åtgärder blir det glasklart för alla vad de ska göra – så att nya resultat kan uppnås i verksamheten. Med korrekta mötesanteckningar ser du till att den tid och kraft som går till ett möte inte går till spillo.
Här är några tips som snabbt hjälper dig skriva bättre protokoll! - 1. Bestäm syftet med protokollet
Stäm av förväntningarna på protokollet med mötesordförande så att du vet vad du ska fokusera på. Ett viktigt syfte är att fastställa beslut och vilka åtgärder som skall vidtas, av vem och när. Ett annat syfte är att protokollet ska vara lätt att läsa och använda.
2. Skapa en mall före mötet
Utgå från dagordningen och lämna utrymme under varje punkt för dina anteckningar. Inkludera följande information:
– Datum och klockslag för mötet
– Syftet med mötet
– Mötesordförande och protokollskrivare
– Fattade beslut
– Tilldelade åtgärder
3. Notera deltagare
Bocka av deltagarna på en lista vartefter de kommer in i rummet eller skicka runt en närvarolista. Be mötesledaren introducera dig till nya ansikten så att du vet vem som säger vad.
4. Fokusera på beslut och åtgärder.
Notera beslut och vilka åtgärder som ska vidtas, av vem och när. Utelämna redogörelser av diskussioner.
Notera inte vem som sagt vad om det inte är uttryckligen efterfrågat eller nödvändigt.
5. Gör ditt protokoll exakt, kortfattat och tydligt
Inkludera endast relevant information. Håll meningar och stycken korta. Använd rubriker, numrering, punkt-listor, marginaler mm för att göra protokollet lättillgängligt.
6. Håll dig till fakta
Var objektiv. Undvik personliga iakttagelser eller åsikter. Ju färre adjektiv eller adverb du använder, desto bättre. ”Färglöst ordval” är nyckeln till bra protokoll.
7. Om du är osäker, gissa inte!
Sök alltid förtydligande om du är osäker på vad som beslutats eller vad som ska tas med. Var inte rädd att avbryta – det gagnar alla att protokollet blir rätt.
8. Skriv klart protokollet direkt efter mötet
Färdigställ protokollet medan informationen är färsk i allas sinnen. Om du har frågor, kan du snabbt reda ut det genom att tala med andra deltagare.
9. Referera till bilagor
Om du behöver hänvisa till andra dokument, bifoga dem i en bilaga eller ange var de kan hittas. Lägg inte tid på att försöka tolka eller sammanfatta dem, om du inte uttryckligen blivit ombedd.
10. Be mötesledaren granska protokollet.
Skicka därefter det justerade protokollet direkt till deltagarna. Underskatta inte dessa tips bara för att de är enkla. Nu kan du bidra till resultat i verksamheten genom att de beslut och åtgärder som följer av ett möte inte försvinner eller glöms bort!
Webbsidor om föreningsarbete
Här hittar du webbsidor som handlar om föreningsarbete. Är det något du undrar över när det gäller föreningsarbete så finner du säkert svaret på dessa sidor.