Föreningsarbete

Har ni ingen lokal förening på er arbetsplats kan ni starta en egen förening under RSIF.  Vill du/ni  starta en intresseförening  under RSIF och vända er till likasinnade inom hela Region Stockholm så går det också bra.

Som förening under RSIF får ni startbidrag och möjlighet att söka grundbidrag. Dessutom får ni en egen hemsida under www.regionstockholmsif.se och tillgång till ett medlems- och betalsystem som förenklar medlemshanteringen och administrering av  aktiviteter där medllemmen anmäler sig och betalar.

Kritierier för att vara en RSIF ansluten förening

Föreningen ska uppfylla följande kriterier för att vara ansluten till Region Stockholms idrotts-och friskvårdsförbund – RSIF. Detta är även villkoren för att föreningens medlemmar ska få ta del av RSIF-aktiviteter – egna eller av förbundet subventionerade, samt att föreningen ska kunna söka bidrag av förbundet (RSIF). Föreningen ska följa andan i RSIFs stadgar.

Följande ska årligen lämnas in till RSIF-kansliet:

  • aktuella stadgar
  • föreningens medlemsregister
  • kopia på föreningens årsmötesprotokoll.
  • Verksamhetsplan
  • Verksamhetsberättelse (för föregående år)
  • Bokslut för (för förgående år):
    Bokslutet ska innehålla: omsättning/intäkter, vinst /förlust, likvida medel (tillgångar), bidrag från arbetsgivaren.)

Bilda en lokal förening eller en intresseförening

Finns det ingen lokal RSIF-förening på er arbetsplats kan ni starta en egen. Då öppnas stora möjligheter att påverka och göra något bra för arbetsplatsen där just du arbetar! En styrelse behöver bestå av tre medlemmar: ordförande, kassör och sekreterare. Naturligtvis går det bra med fler personer, t ex ansvariga för olika aktiviteter. I en förening krävs ett möte under året – årsmötet. Utöver det bestämmer styrelsen hur ofta det ska vara styrelsemöten.

Introduktionsfilm

Se en kort film om vad en förening är och vad som krävs: https://www.youtube.com/watch?v=R66pL3zlby0

Så här bildar man en förening

  1. Det börjar med en idé. Ex. Vad vill ni uppnå med er förening?
  2. Idékläckarna bör prata om sin idé med så många som möjligt.
  3. De som är mest intresserade av att bilda föreningen formar sig till en självutnämnd arbetsgrupp, även kallat interimsstyrelse. Den gruppen har inga andra befogenheter eller arbetsuppgifter än att förbereda föreningsbildandet och att försöka intressera så många som möjligt att bli med från början.
  4. När arbetsgruppen/interimsstyrelsen är färdig med förberedelserna kallar den intresserade till möte för att bilda föreningen.
  5. På föreningens konstituerande möte (det möte då föreningen bildas) deltar de som vill bilda föreningen och bli dess medlemmar. Till formen liknar mötet ett årsmöte.
  6. Föreningen bildas genom att det konstituterande mötet:
    – Beslutar att bilda föreningen
    – Antar stadgar (med föreningens namn och ändamål med mera)
    – Väljer styrelse och övriga funktionärer i enlighet med stadgarna.
    – Mötet dokumenteras i ett justerat protokoll.
  7. I och med detta är föreningen bildad. Den har blivit en juridisk person. Den behöver inte som andra organiastioner registreras och få ett registreringsbevis. Beviset för att föreningen bildats är istället mötesprotokollet och stadgarna.
  8. Omedelbart efter mötet samlas den valda styrelsen till ett konsituterande styrelsemöte. Nu är föreningens arbete igång.

Samarbeta med annan RSIF-förening

Ett alternativ kan vara att ni samarbetar med någon annan SLIF-förening som ligger i närheten. Kanske kan de acceptera medlemmar även från er arbetsplats. Kan ni bilda en ”sektion” inom den andra föreningen?

 

Råd och tips om hur ni bildar en ny förening

Saknar ni en förening på er arbetsplats för att bättre kunna arrangera lokala hälsofrämjande
aktiviteter för personalen och för att ni ska kunna vara med på alla RSIFs aktiviteter?

Börja med att höra efter på din arbetsplats om ni är flera som är intresserade av att ha en förening och vill vara medlemmar i en sådan.

En förening ska ha stadgar, en styrelse och ska vara öppen för alla på er arbetsplats.

Hur bildas en förening?

1. De intresserade samlas till ett möte, där de bildar en provisorisk styrelse
(interimsstyrelse).

2. En interimsstyrelse bör minst bestå av ordförande, sekreterare och kassör.

3. Interimsstyrelsen ska
– ta fram förslag på stadgar* för föreningen

– försöka hitta personer som vill vara med i styrelsen som ledamöter och suppleanter

– föreslå namn för föreningen
– föreslå lämplig medlemsavgift
– förbereda det första årsmötet

Det kan vara värdefullt om ni skriver ner namnet på dem som har varit med på det allra första mötet och har den informationen med på protokollet.

Hur genomförs 1:a årsmötet/medlemsmötet?
1. Mötets öppnande
2. Godkännande av dagordningen
3. Val av ordförande för mötet
4. Val av sekreterare för mötet
5. Val av två justeringsmän och tillika rösträknare för mötet
6. Information om interimsstyrelsens förarbete
7. Beslut om bildandet av föreningen
8. Beslut om föreningens namn
9. Fastställande av föreningens stadgar
10. Fastställande av medlemsavgiften
11. Val av föreningens ordförande
12. Val av övriga styrelseledamöter
13. Val av suppleanter
14. Val av (en/två) revisorer
15. Val av valberedningen
16. Upplösa interimsstyrelsen
17. Diskutera budget- och verksamhetsplan
18. Övriga frågor
19. Mötets avslutande

Stadgar – exempel för RSIF-föreningar
Stadgar är skrivna regler som styr föreningens arbete. Dessa stadgar är exempel för RSIF-föreningar men kan även vara mer omfattande.
Stadgar för (föreningens namn) antagna vid konstituerande årsmöte (datum)

1 § Ändamål/Uppgift
Föreningens ändamål är att
________________________________________________________

MEDLEMSKAP
§ 2
Rätt till medlemskap i föreningen har anställda inom ___________________________
och beviljas av styrelsen eller av den som styrelsen delegerat beslutanderätten till. Genom
medlemskap i ________________ har medlem accepterat att rätta sig efter dessa stadgar.
§ 3
Medlemskap i föreningen upphör, dels på grund av obetald medlemsavgift, dels på grund av
vad i § 4 stadgas.
§ 4
Medlem som brutit mot föreningens stadgar och bestämmelser eller på annat sätt motarbetat
föreningens ändamål eller intressen, kan av styrelsen uteslutas om medlemmen trots skriftligt
påpekande därom ej upphör därmed. Beslut om uteslutning kan fattas av styrelsen med
kvalificerad (2/3) majoritet. Den uteslutne har rätt att överklaga styrelsens beslut till
nästkommande års- eller medlemsmöte.

MEDLEMSAVGIFT
§ 5
Medlemsavgiften fastställs av medlemsmötet för ett år i taget.
STYRELSEN
§ 6
Styrelsen består av ordförande och ____ ledamöter.
Ordförande väljs för ett år och övriga för 2 år varav hälften av dem nyväljes varje år. Styrelsen
utser inom sig kassören och sekreteraren.
§ 7
Styrelsen sammanträder på kallelse av ordföranden, eller då minst halva antalet ledamöter
har begärt det.

Styrelsen är beslutsmässig när samtliga ledamöter kallats och då minst halva antalet
ledamöter är närvarande. Vid lika röstetal har ordföranden utslagsröst. Röstning får inte ske
genom ombud.
Vid sammanträde skall protokoll föras. Protokoll skall justeras av mötesordföranden och av
en särskilt utsedd protokolljusterare. Avvikande mening skall antecknas till protokollet.
§ 8
Föreningens firma tecknas av vid konstituerandemötet tre särskilt utsedda medlemmar varav
minst två i förening. Normalt är dessa tre desamma som ordförande, sekreterare och kassör.
Föreningens räkenskaper avslutas per kalenderår och skall vara föreningens revisor tillhanda
senast en månad före årsmötet.

SEKTIONER
§ 9
Styrelsen kan besluta om bildandet av sektioner inom föreningen och utse sektionsledare.
Sektionsledare väljs för ett år i taget. Sektionsledaren skall efter föreningsstyrelsens
godkännande planera och genomföra arrangemang inom sitt verksamhetsområde.

REVISION
§ 10
Revisorn har rätt att fortlöpande ta del av föreningens räkenskaper, årsmötes- och
styrelseprotokoll och övriga handlingar. Revisorn skall överlämna revisionsberättelse till
styrelsen senast 14 dagar före årsmötet.

MEDLEMSMÖTEN
§ 12
Kallelse till årsmötet skall utfärdas av styrelsen senast fyra veckor före mötet. Har förslag
väckts om stadgeändring, nedläggning eller sammanslagning av föreningen med annan
förening eller annan fråga av väsentlig betydelse för föreningen eller dess medlemmar skall
det anges i kallelsen.
Styrelsen kan kalla medlemmarna till extra årsmöte.
Styrelsen är skyldig att kalla till extra årsmöte när en revisor eller minst en fjärdedel av
föreningens medlemmar begär det.
När styrelsen mottagit en begäran om extra årsmöte skall den inom 14 dagar informera
medlemmarna om att ett sådant möte kommer att hållas inom två månader från erhållen
begäran.
Vid extra årsmöte får endast det som föranlett mötet upptas till behandling.
Medlemsmötet är beslutsmässigt med det antal röstberättigade medlemmar som är
närvarande på mötet och under förutsättning att kallelse skett på det vis och inom de
tidsramar som anges i § 12.

BESLUT OCH OMRÖSTNING
§ 13
Beslut fattas med bifallsrop (acklamation) eller om så begärs efter omröstning (votering).
Med undantag för de i 2 §, 14 §, 15 § nämnda fallen avgörs vid omröstning alla frågor genom
enkel majoritet.
För beslut i andra frågor än val krävs absolut majoritet, vilket innebär mer än hälften av
antalet avgivna röster.

Omröstning sker öppet. Om röstberättigad medlem begär det skall dock val ske slutet.
Vid omröstning som inte avser val gäller vid lika röstetal det förslag som biträds av
ordföranden vid mötet.
Beslut bekräftas med klubbslag.
VALBARHET
§ 14
Valbar till styrelsepost och som firmatecknare är varje medlem av föreningen.

ÄRENDEN VID ÅRSMÖTET
§ 15
Vid föreningens ordinarie årsmöte före utgången av XXX månad skall följande ärenden
förekomma:
1 Fastställande av röstlängd för mötet
2 Val av ordförande för mötet
3 Val av sekreterare för mötet
4 Val av två protokolljusterare tillika rösträknare
5 Fråga om mötets behöriga utlysande
6 Fastställande av föredragningslista (godkännande av dagordning)
7 Styrelsens verksamhetsberättelse
8 Ekonomisk berättelse
9 Revisorernas berättelse
10 Frågan om ansvarsfrihet för styrelsen
11 Val av:
– ordförande för ett år
– halva antalet styrelseledamöter för två år (växelvis)
– eventuell fyllnadsval
– revisor för ett år
– revisorssuppleant för ett år
– två ledamöter i valberedningen för ett år ( varav den ena sammankallande)
12 Fastställande av medlemsavgift
13 Behandling av förslag som väckts av styrelsen eller förslag/motion som av
medlem inlämnats till styrelsen minst 30 dagar före medlemsmötet
14 Övriga frågor
15 Mötets avslutande

STADGEFRÅGOR MM
§ 16
Beslut om ändring av dessa stadgar eller att föreningen skall upplösas, skall, för att vara giltigt,
fattas av två på varandra medlemsmöten där ett skall vara ordinarie medlemsmöte och det
andra mötet tidigast en månad därefter. Sådant beslut skall vid vart och ett av dessa
medlemsmöten ha samlat minst två tredjedels majoritet. Utöver dessa stadgar gäller
Stockholms Landstings Idrottsförbunds stadgar, tävlingsregler och övriga bestämmelser.

§ 17
I händelse av beslut om att föreningen skall upplösas tillfaller föreningens kontanta tillgångar
Stockholms landstings Idrottsförbund medan inventarier tillfaller ______________ under
förutsättning att anställda får fortsatt tillgång till och möjlighet att utnyttja inventarierna.
I beslutet ska också anges var den upplösta föreningens handlingar m.m. skall arkiveras t.ex i
folkrörelsearkiv eller motsvarande.

Vem gör vad i föreningen – förklaringar

Styrelse
Ledningen för föreningen mellan årsmöten. Ska sköta driften (verksamheten) på föreningen
och ta hand om föreningens tillgångar samt verkställa besluten tagna på årsmötet.
I korthet: bereda, verkställa och förvalta.

Ordförande
Leder föreningens möten och för föreningens talan – är ansiktet utåt
Ser till att fattade beslut blir verkställda
Är föreningens firmatecknare tillsammans med någon annan

Sekreterare
För protokoll vid föreningens möten
Sammanställer förslaget till verksamhetsberättelsen

Kassören
Är ofta föreningens firmatecknare tillsammans med ordförande
Svarar för föreningens bokföring vilket innebär skyldighet att föra bok över föreningens
räkenskaper inklusive verifikationerna.
Upprättar årligen föreningens balans- och resultaträkningar
Gör klart underlag för budgetarbetet och äskning av pengar till föreningen
Svarar för föreningens konto

Ledamöter i styrelsen
Är med och lägger förslag samt beslutar i ärenden som kommer upp i styrelsemöten

Revisorer
Bevakar medlemmarnas intressen kontinuerligt att de i styrelsen sköter sig – ska vara oberoende av styrelsen. Granskar föreningens ekonomi, bokföring och verksamhet. Lämnar revisionsberättelse och föreslår ansvarsfrihet för styrelsen om inga fel och brister upptäcks.

Valberedning
Kommer med förslag till årsmötet på namn till kommande styrelse och revisorer.

Årsmöte
Ordinarie årsmöte hålls varje år senast (enligt stadgarna), styrelsen beslutar om tid och plats.
För att vara behörig ska vara utlyst till föreningens medlemmar i tid (när ska framgå i stadgarna). Det som ska avhandlas brukar framgå i stadgarna. Besluts som fattas i samband med årsmötet ska styrelsen verkställa dvs. årsmötet är föreningens mäktigaste sammankomst- maktmässigt. Årsmötet är även tillfället då styrelsen redovisar för medlemmarna vad och hur de har skött den löpande verksamheten under verksamhetsåret. Detta sker genom
verksamhetsberättelse och ekonomisk redogörelse. Revisorn lämnar sin revisionsberättelse
och årsmötet beviljar ansvarsfrihet för styrelsen.

Verksamhetsberättelse
En beskrivning av genomförda aktiviteter under föregående verksamhetsår som hela
styrelsen står bakom. Bör innehålla redovisning om; antalet medlemmar, antalet genomförda styrelsemöten, en beskrivning om verksamheten. Ekonomisk redogörelse kan innehålla: Resultaträkningen och Balansräkningen.
Resultaträkning sammandrag av årets intäkter och utgifter/kostnader.
Balansräkning visar den ekonomiska ställningen vid en viss tidpunkt dvs. vilka tillgångar
föreningen äger och hur medel/pengar har införskaffats för att finansiera tillgångarna (t ex.bidrag från RSIF).

Kallelse
En skriftlig kallelse personligen till alla i styrelsen om nästkommande styrelsemöte (t ex epost). Kallelse till medlemmar om årsmötet kan vara men behöver inte vara personlig till var och en utan det räcker att det anslås så att medlemmarna får reda på det innan.

Dagordning
Förteckning där det står vad som kommer att avhandlas på mötet, bifogas kallelsen. Tänk på att under punkten Övrigt ska det inte tas upp saker som är av väsentligt betydelse för föreningen.

Protokoll
En redogörelse på vad styrelsen har beslutat på sammanträdet. Ska även innehålla datum och
namn på dem som var med på mötet, gärna även platsen för mötet.

Ekonomisk redovisning
Bokföring och bokslut

Verksamhetsplan
En plan över vad det är tänkt att föreningen ska hålla på med under nästa verksamhetsår.
Kan innehålla verksamheter, planerade styrelsemöten och eventuella speciella satsningar.

Budgetplan
En ekonomisk beräkning på det som tas upp i verksamhetsplan. Uppskattning om hur verksamheten kommer att finansieras och påverka föreningens ekonomi.

 

Ordlista – övrig terminologi

Acklamation
Omröstning med ja- och nejrop. Ett i det närmste enhälligt bifall till ett förslag vilket gör att det inte behövs någon omröstning. Beslutsfattande utan omröstning.

Ajournering
Sammanträdet gör uppehåll pga. Någon specifik anledning.

Ansvarsfrihet
Medlemmarna ger styrelsen sitt godkännande – ansvarsfrihet i samband med årsmötet. Ansvarsfrihet behöver inte beviljas per automatik för styrelsen men så sker dock väldigt sällan och då kanske styrelsen t ex. misstänks ha gjort något brottsligt.

Bordlägga ett ärende
Ta upp ärendet vid ett annat möte för att t ex. hinna bereda den bättre.

Enkel majoritet
Det förslag som får mest ja-röster.

Firmatecknare
Person som utsetts för att kunna kvittera ut pengar, attestera betalningar, skriva kontrakt och underteckna föreningens olika papper till myndigheter etc. Myndigheter, post, bank med flera delges via protokollsutdrag då det behövs.

Justeringsmän
För att ett protokoll ska bli giltigt ska det undertecknas av justeringsmän som intygar att innehållet är korrekt – så som det har beslutats i mötet.

Jävig
Part i målet dvs. någon som kan ha eget intresse i hur beslutet blir.

Kvalificerad majoritet
Det förslag som får mer än hälften av rösterna

Medlemsmatrikel
En förteckning över föreningens medlemmar

Motion
Skrivelse/förslag som en medlem eller grupp av medlemmar lämnar till styrelsen eller årsmötet. En motion som är lämnat till årsmötet (ska lämnas god tid i förväg) kan bara beslutas om av årsmötet men styrelsen bör komma med ett eget förslag till motionen i samband med årsmötet.

Omval
En styrelsemedlem (eller revisor eller valberedning) som ställer upp för en ny mandatperiod

Proposition
De frågor som mötesordförande ställer till sammanträdet för att besvaras med ja eller nej. Förslag till beslut.

Röstlängd
Lista på de personer som har rösträtt på mötet.

Talarlista
Ordförande noterar i vilken ordning som mötesdeltagarna begärt ordet.

Votering
Omröstning med rösträkning kan vara öppen eller sluten. En öppen omröstning görs med hand uppräckning.  Är det någon deltagare som kräver en sluten votering så ska sluten omröstning genomföras t ex. med hjälp av röstsedlar.

Utlysning av årsmötet
Information till medlemmarna om när det är dags för årsmötet. Ska anslås så att alla
medlemmarna kan få kännedom om detta möte.

Organisationsnummer

För att er förening ska kunna hantera ekonomin och skaffa ett plusgiro/bankgiro behöver ni ansöka om ett organisationsnummer. Detta görs genom att fylla i en blankett och skicka in till Skatteverket. Länk till blankett: SKV 8400.

Till ansökan ska bifogas bevittnade kopior av

– stadgar

– protokoll från konstituerande möte som visar

– att föreningen har bildats och antagit ett namn

– att stadgar har antagits

– att styrelse har valts

– vilka som ingår i styrelsen

– protokoll på vem/vilka som är firmatecknare.

Skaffa konto i föreningens namn

När föreningen har fått en organisationsnummer kan ni ansöka om ett bankkonto och skaffa plusgiro/bankgiro. Läs mer här.

Bankkonto

När föreningen har ansökt om organisationsnr från Skatteverket så kan ni skaffa ett bankkonto och eventuellt  plusgiro/bankgiro för att hantera ekonomin, såsom medlemsavgifter, deltagaravgifter och utbetalningar av bidrag från RSIF. Från 2016 kräver vi att alla föreningar har ett bankkonto registrerat på föreningen för att vi ska kunna betala ut bidrag och inbetalda medlemsavgifter.

Bland annat Nordea och Swedbank hanterar dessa tjänster. Mer information och kontaktuppgifter hittar du via länkarna nedan:

Nordea – tjänster ideell förening

Swedbank

 Använd RSIFs anmälnings- och betalsystem – Din Kurs

Slipp medlemsregistrering, kontanthantering, registerhantering och avisering av årsavgifter! De flesta RSIF-föreningar har det redan, men om inte, så erbjuder RSIF din förening att  vara med i vårt nätbaserade betalsystem via ”Din kurs”. För att medlemmarna ska kunna ta del av RSIFs aktiviteter och subventionerade avgifter måste föreningen vara ansluten till ”Din kurs”. Har ni inte gjort det än, boka tid nu med er kontaktperson på kansliet för att få systemet på plats.
Er förening kan även administrera anmälningarna till era egna aktiviteter i Din kurs och därigenom slippa kontanthantering och automatiskt få en deltagarförteckning.

Klicka här för att läsa tidigare e-postutskick som skickats till er som sitter i en styrelse i en lokal RSIF-förening

 

RSIFs årsmöte 19 april, klockan 18.00
Mötet kommer att hållas digitalt via Teams.  Anmäl dig till årsmötet senast den 14 april, till asa.michaelsson@sll.se.

Ansökningsperioden för grundbidrag stängdes den 28 februari. 

Inför föreningens årsmötet

Det är hög tid för att planera för föreningens årsmöte.

Läs mer här om:

  • ordlista
  • checklist
  • dagordning
  • motioner
  • verksamhetsplan
  • protokoll
  • enkel verksamhetsberättelse
  • enkel budget
  • digitalt årsmöte

 

Använder ni er av Din Kurs för att lägga upp egna arrangemang?
Nu kan ni få era pengar direkt in på ert konto från Din Kurs.
I dag kommer pengarna först in till förbundet och därifrån ut till föreningarna.

Är ni intresserad av detta kontakta Åsa på kansliet, asa.michaelsson@sll.se 070 484 83 87

 

RSIF har fått 200 000 kronor i anslag för 2021 av Regionledningskontoret

 

Här hittar du webbsidor som handlar om föreningsarbete. Är det något du undrar över när det gäller föreningsarbete så finner du säkert svaret på dessa sidor.

 

Förening.se – allt du som förening behöver veta (forening.se)

 

http://voluntarius.com/Foereningsdoktorn.htm